国子资产管理系统领航行政事业资产管理信息化  

摘要:国子资产管理系统是一套着眼于网络化、动态化、精细化的行政事业资产管理信息系统,实现了资产的配置预算决策、资产购置决策、构成分析、使用过程、处置管理过程的全方位全资产生命周期信息化管理。高度的信息化使得管理者能够精准的分析现有资产的现状,随时定位资产的时空属性,为优化资产配置,提高使用效率奠定了基础。

关键词:资产管理系统;行政事业资产;动态化管理;国子软件公司

国子行政事业资产管理信息系统源自于2001年济南国子数码科技有限公司与山东省教育厅、山东省财政厅联合研发的全面建立网上资产管理业务流程的《高等学校固定资产管理系统》。在行政事业单位中,高校是资产内容最丰富、管理结构最复杂、资产总量最庞大、管理内涵和要求最具有代表性的事业单位,因此,2001年国子高校固定资产管理系统的开发成功并率先在山东省100多所高校全面推广应用,继而迅速在全国600多家大中专院校得到广泛应用,不仅首开资产信息网络管理的先河,也证明了国子高校固定资产管理系统的设计与实现方式符合资产管理的基本规律,具有强大、旺盛的生命力,国子公司也全面熟悉了基层行政事业单位资产管理的内容和特点,积累了丰富的服务经验。2009年,山东省财政厅按照财政部统一部署和“金财工程”建设总体规划要求,为实现全省行政事业单位资产规范化、网络化、动态化、精细化管理,与济南市财政局、济南国子数码科技有限公司联合研究开发了《山东省行政事业资产管理信息系统》,并在全省行政事业单位全面部署应用,成为全国首先把全省行政事业单位资产信息和动态管理集中到一个资产管理平台上,真正实现实时、动态、网络化管理的省份。国子资产管理系统目前在山东、湖南、河北等多个省市得到全面应用,系统的成熟度和功能的强大得到实践的印证,并获得用户的高度评价。其间,济南国子数码科技有限公司改制为山东国子软件股份有限公司(以下简称国子软件),并成为为数不多的通过了CMMI L5软件开发成熟度评估的专业软件开发公司。

一、用制度与标准体系构筑系统基础

国子行政事业资产管理信息系统是从学习财政部《行政单位国有资产管理暂行办法》、《事业单位国有资产管理暂行办法》及各行业部门资产管理办法等一系列法规制度入手,在领会贯通财政部管理思想、管理目标、管理要求,对行政事业单位各行业管理需求、国家标准《固定资产分类与代码》(GB/T14885-1994后升级为GB/T14885-2010、《无形资产分类与代码》(GB/T 35416-2017及教育、卫生、公安等一系列行业标准进行了全面、深入地调查研究,摸索出行政事业资产管理的基本规律的基础上组织研究开发的,并以高校这一事业单位的典型代表、且以一个省为单位进行多年实践验证是行之有效的和成熟的。系统内嵌行政事业单位不同行业的资产分类代码、业务流程、报表体系、管理标准和对照关系,行政机关、高校、医疗卫生、公安政法、军队、中小学等均能在系统中得到适合本单位管理模式的应用系统。系统将资产管理制度规范用计算机程序固化在业务处理的各个流程控制中,为资产管理制度化、科学化和精细化提供了崭新的运行平台。

二、科学合理的系统架构

系统采用成熟的B/S架构,按照“统一领导、多级监管、分级负责、责任到人”的管理原则,构建各级财政大集中部署的模式设计先进的网络部署方案,实现了横向“财政部门—主管部门—行政事业单位”三级管理架构、纵向“省—市—县”多层管理流程的部署方式。省、市、县三级财政部门灵活部署资产管理服务器和资产管理信息系统,各级主管部门和行政事业单位通过安全可靠的网络体系登录本级财政服务器处理资产信息录入和日常管理工作,资产数据信息统一存储在财政服务器中,实现了资产核算口径、信息披露工具、数据格式、存储方式的集中和统一。下级财政部门按照省财政统一规定的内容和要求,通过财政专网逐级汇总同步资产管理信息,省财政按照财政部的要求报送数据。系统将所有资产管理人员及资产管理活动集中到一个管理平台上进行管理,可以使上级财政部门和主管部门能够实时掌握行政事业单位资产情况,保证数据的时效性和准确性,为预算编审、财务管理和领导决策提供数据基础和依据,全面解决了财政部门、主管部门和行政事业单位之间的信息不对称问题,实现了资产数据的共享共用,达到服务财政管理的需要,国有资产“产权清晰,配置科学,使用合理,处置规范,监督公正”的管理目标得到实现。

行政事业资产管理的难点是实物管理,行政事业资产管理的落脚点是基层单位。用“财政监督、基层管理”的管理思路,国子行政事业资产管理信息系统通过全面的软件功能设计和业务流程设计,将行政事业资产管理的重心下移到基层单位,全面落实“人人都管物、物物有人管”的理念,用信息技术手段实现基层单位资产的动态化、精细化管理,实现资产管理与实物管理相结合、资产管理与财务管理相结合。每一个基层单位实现了动态化、精细化管理,做到了“账实相符、账账相符、账卡相符”,财政部门自然就做到了动态化、精细化管理。系统进一步设计了资产配置预算管理、资产报表管理等功能,实现资产的合理配置、有效利用,实现财政的宏观监督、宏观决策。

三、完善的系统功能设计

国子行政事业资产管理信息系统是在深入领会行政事业资产管理的“保障履职、配置科学、使用有效、处置规范、监督到位”的主要管理目标,紧紧围绕管理目标来设计管理系统功能的,同时系统是能涵盖所有行政事业资产管理业务处理、囊括行政事业领域不同行业及不同资产管理模式需求、并把财政部门、主管部门、基层行政事业单位所有资产管理人员及管理活动集中到一个管理平台上运行的综合管理平台,是提高资产管理规范化、标准化、动态化、精细化、科学化水平的综合管理平台。从功能上能够满足资产管理从资产配置预算、政府采购到验收、使用、处置等全生命周期管理的任一业务处理需要;能够与部门预算管理系统、政府采购系统、国库集中支付、财务核算系统等系统建立关联,融入金财工程一体化管理平台;能为财政部门、主管部门和行政事业单位提供实时、动态的各级、各部门、各行业、各单位乃至单位内各部门、人员、地点的所有资产信息的查询、统计、报表及所需数据,为科学决策提供支持,也可以为监督检察部门提供监督接口。系统主要由几大功能模块组成。

一是门户网站。门户网站是整个系统统一的登录入口,负责身份认证(自动判定登录人员的身份)、系统指向定位(自动跳转到相应子系统)、政策文件、公告通知、新闻动态、文档下载管理等功能,够将资产管理方面的最新动态及相关资料发布给所属单位。门户网站分内网网站和外网网站,内网用于资产管理业务处理,外网网站放置在公网上,向社会公众开放,用于宣传和信息公开。

二是基层单位资产管理子系统。用于各类行政事业单位日常资产管理,管理的对象涵盖了单位各类资产,包括固定资产、流动资产、无形资产等,固定资产包括了土地房屋及构筑物、通用设备、专用设备、文物和陈列品、图书档案、家具用具装具及动植物等,能根据固定资产物质属性差异进行多样化管理,管理功能几乎覆盖了所有的资产管理业务活动,包括预算申报、采购申请、验收、归口审核、财务审核、折旧、变动、分布、清查、处置、设备维修、出租出借、评估、调剂、收益、报表与产权登记、预警、查询、统计、账表、系统管理等业务处理功能,对固定资产可以用条形码、二维码、RFID、手机APP等技术手段进行管理,实现对资产从入口到出口整个生命周期的动态化、精细化管理。

每一个基层单位的子系统都是一个拥有完整业务流程的、能够不依赖于主管部门和财政部门而运转的资产管理系统。为每一件固定资产建立三维坐标:使用部门(管理部门)、使用人(负责人)、存放地点,为每一件固定资产建立准确的固定资产卡片和粘贴条形码(或二维码)标签,每一张固定资产卡片上都要有使用人(负责人)签字,这样就使单位的资产管理重心下移,每一个工作人员都成为了资产的使用人、管理人、责任人,真正落实了“人人都管物,物物有人管”的管理理念,实现了实时的“账实相符、账卡相符”。通过资产验收、资产处置业务的财务审核流程的设计,保证了实时的资产管理账表与单位财务核算账的“账账相符”。

三是监督管理子系统,用于各级财政部门、主管部门对基层单位资产管理数据进行监督控制和业务审批,包括配置标准制定、预算审批、对外投资审批、资产评估审批、资产处置审批、资产出租及收益审批、资产调剂管理、资产年报审核、产权登记管理、清查管理、动态监管与预警、查询与统计分析、决策支持等功能模块,实现对各行政事业单位资产信息的动态掌握。能够对特别种类的资产,如车辆、房屋土地、大型仪器设备,进行重点监控和管理。

四是资产清查管理子系统,可以用于财政部门统一组织的资产清查管理,也可以用于单位自行组织的内部资产清查。利用已有的固定资产数据,实现特定时点的以账对物、以物对账式的资产清查。可以使用专用的资产清查终端对已经粘贴了条形码、二维码、RFID标签的资产进行快速清查,也可以利用手机APP软件在线或离线进行快速资产清查,清查过程中随时生成规范的各种清查清册等成果。清查结束后可方便快速地将清查结果导入资产管理系统、打印资产卡片、打印条形码或二维码标签,保障清查工作成果。

五是领导决策分析子系统,用于支持各级财政、主管部门以及基层单位领导管理决策分析。通过动态收集和汇总行政事业单位的资产相关数据,对行政事业领域各个行业资产信息数据进行集成、撷取、清洗和整理,实现数据整合共享与交叉复用。建立数学模型进行资产信息的智能分析运算,分析资产需求、资产构成、发展趋势、异常信息、反常趋势、异动数据等,采用图形、报表等各种方式,为预算管理、绩效评价和资产优化配置等提供决策数据。

六是资产调剂和共享共用功能。系统设计了闲置与待报废资产调剂平台和大型设备共享共用平台,促进资产调剂使用和共享共用机制的建立,提高资产使用效益。

四、精品软件和优质服务是资产管理信息化进步的重要保障

“因为专注,我们更专业”,是国子软件的核心理念。山东国子软件股份公司针对大中型事业单位资产管理进一步细化的需要,开发了物资与低值易耗品管理系统、低值耐用品管理系统、公用房地产综合管理系统、虚拟三维电子地图系统、采购管理系统、资产清查管理系统、大型仪器设备-实验室-专家共享共用平台、闲置与待报废资产调剂平台等管理系统,已经为上万家不同规模的行政、事业单位用户提供了资产管理软件及服务。

专注是成功的基石。将资产管理软件作为一项事业,始终坚持专注于行政事业资产管理软件的研发、推广和服务,始终坚持用精益求精的精神做资产管理软件,是国子软件的基本理念。目前,在互联网 时代的大潮中,国子软件凭借先进管理理念、优秀产品品质,运用大数据、物联网、云计算等先进信息技术,不断完善提高《行政事业资产管理信息系统》,为引领行政事业资产管理步入大数据时代做出努力。

(本文发表在《行政事业资产与财务》2019年1月上旬刊) 






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