浅析以财务信息化解高校“报销难”之困惑

摘要:随着高校学生人数和事业经费的逐年增长,学校财务的报销审核工作变得日趋重要,学校频繁且巨额的资金业务往来与有限的会计人员编制之间的矛盾日益升级,“报销难”成为不少学校普遍存在的问题。山东国子软件股份有限公司设计并开发了网上报账系统,实现了费用报销的流程化、信息化,实现了财务管理的规范化、有序化,提升了财务管理的监督力度,同时也为领导决策提供了可靠依据。

关键词:报销难;网上审批;财务信息化

一、“报销难”的现状及原因分析

学校财务报销工作是高校财务管理中一项基础性且政策性极强的工作,随着教育事业发展、学校在校学生持续增多、事业经费逐年增长等这一系列的变化使得学校的经济活动呈现多元化趋势。学校财务的报销审核工作也变得日趋重要,学校财务支出中用于教学、科研、基建、后勤产业等方面频繁且巨额的资金业务往来与有限的会计人员编制之间的矛盾日益升级,“报销难”成为不少学校普遍存在的问题,其主要体现在以下几个方面:

1.经费来源多元化,新业务不断增加,财务人员配备不足

随着学校收费政策的实施以及办学规模的持续扩大,学校经费来源持续增加,外加不断增加的新业务,使得财务人员的日常核算量及核算难度越来越大,财务人员长期处于超负荷、大压力、高强度的工作状态,导致报销人员报销困难,时常出现排队等候的现象。而与此同时学校财务人员却没有因此相应增加,财务人员数量与服务对象数量存在严重不匹配,使得报销变得越来越难。

2.报账的规章制度宣传不及时、不到位

报账的规章制度,大到财经法规,小到报销手续,由于宣传不及时、不到位,造成师生们不能及时准确的掌握,导致报销人经常由于手续不全而多次往返财务部门咨询,既增加了财务人员解释和重复检查票据的时间,也耽误了其他报销人的时间,影响了报账速度,导致了报销难。

3.报销时间过于集中

由于学校的特殊性,多数师生选择在开学初,学期末课程结束、年末科研结题后或财务催支出进度时来报账。大量的报销业务集中在这一时间段使财务核算量在短期内剧增,财务报销大厅的拥挤程度增加,影响报账的速度和准确度,也使得报销变得更加困难。

4.报销票据不规范

师生取得的发票不完整、不正确、不规范,如单位名称不全、缺少购买商品的明细、盖的不是发票专用章或没有盖章,这样的票据不能报销,必须重新换取,这使得报销人为换发票而浪费很多时间,客观上造成了“报销难”。

二、依托现代信息技术,建设流程化、信息化网上报账系统

山东国子软件股份有限公司作为长期专注于行政事业单位、教育行业管理软件研发、推广与服务的大型专业软件公司根据十多年积攒的经验,充分利用自身优势,综合运用现代化信息技术手段,设计并开发了网上报账系统。该系统主要实现对学校报销费用的流程化和信息化管理,依靠网络优势和合理的管理审批流程,实现财务管理的规范有序,监督有力,同时借助于强大的数据库资源为领导决策提供依据,其业务流程图如下:

主要功能如下:

1.事前审批

对于超出规章制度限制或者该业务需要一定的经费等情况,需要走事前审批操作。用户通过系统填写事前申请单信息,通过预先设置的审批流程进行事前审批,审批通过方可开展相应的报销业务。

1)借款业务。借款业务主要是对借款信息进行流程化管理的过程,提交借款申请,通过自定义审核流程完成多级审核,最终实现借款业务。系统支持多种支付方式,根据收款需要进行灵活选择。报销时所有原始凭证支持高拍仪和手机等硬件设备上传至服务器,供领导及财务审核时查看,实现对借款业务的精细化管理。单据退回时由审批人员从网上退回给借款人。

2)出差事前审批。出差需要经过事前审批操作才能够对出差费用进行报销,出差之前用户需要通过网上报账系统的事前审批功能填写出差申请单信息,通过预先设置好的审批流程对出差单信息进行审核,通过后用户才可以对差旅费进行相应的报销操作,如果有问题,退回至申请人重新填写,主要包括出差人的基本信息、行程信息、出差事由等。

2.日常报销

日常报销主要完成日常费用信息的报销业务。用户选择授权的经费项目,在经费项目中的经济科目允许报销情况下(经济科目剩余金额大于零),填写日常报销信息,并上传相关凭证信息,系统支持高拍仪和手机等硬件设备进行凭证上传,并采用文件加密手段进行凭证文件加密,以确保文件信息的安全性。

3.差旅费报销

差旅费报销主要完成出差费用信息的报销业务。系统支持事前审批单的导入与实时在线制单两种差旅费报销业务操作,以更好的适应学校差旅费报销的需求。

4.报销预约

报销预约主要实现对待报销单据进行网上提前预约处理,用户选择合适的时间段进行预约,从而减少排队等候时间,通过手机端或者微信公众号进行预约,打破时间和空间的限制,实现智能预约。

5.综合查询

1)日常报销查询

日常报销查询主要是对日常报销信息进行查看,主要包括报销人、报销时间、审批状态、费用信息、收款人信息等,系统支持单条查询和多条件综合查询两种查询方式,还可以针对不同的审核流程节点进行查看,及时查看报销单据的状态。对于查询出的信息支持批量导出功能,便于用户分析与查看。

2)差旅费报销查询

差旅费报销查询主要是对差旅费报销信息进行查看,主要包括报销人、报销时间、审批状态、费用信息、收款人信息、行程信息、支付方式等,对于用户的行程信息、出差信息等可以查看其明细,更全面的了解出差信息。系统支持单条查询和多条件综合查询两种查询方式,还可以针对不同的审核流程节点进行查看,及时查看报销单据的状态。 

3)借款业务查询

借款业务查询主要是对借款信息进行查看,主要包括借款人、借款时间、借款金额、审批状态、费用信息、收款人信息、支付方式等,系统支持单条查询和多条件综合查询两种方式,还可以针对不同的审核流程节点进行查看,及时查看借款业务的状态,对于查询出的信息支持批量导出功能,便于用户分析与查看。

4)项目经费使用查询

项目经费使用查询主要是对项目经费使用情况进行查询,主要包括项目名称、项目负责人、预算金额、使用金额、剩余金额等,系统支持多种查询方式,单条件查询和多条件组合查询,通过项目名称可以查询项目经费具体支出明细信息。

三、信息化网上报账系统产生的成效

在国家政策要求、学校财务报销制度及信息时代互联网优势的基础上,建立"网上报销"系统,开拓高校财务信息化管理的新思路。网上报账系统作为信息收集平台,实现了报销流程的标准化,规范了填单要求、审批流程。且其与现有财务系统和学校人事系统等的无缝对接,完成了数据的共享和集成,实现了报销信息的及时反映和所有费用支出数据的收集和规范。通过网上报账系统,能够使经费预算从业务发起时就得到控制,加强了预算的控制手段,使预算管理工作落到实处,并能够利用实时统计和数据分析为各级决策人员提供详细的费用支出明细和预算执行情况。具体如下:

1.报销流程自动化

不同的报销业务对应不同的审批流程,通过自定义审批流程可以清晰界定不同报销业务及不同报销金额的审批流程,减少越权审批及单据遗失的现象。系统将标准化的报销审批流程固化到报销系统中,通过事前申请、预算关联、借款关联、报销关联的报销模式,实现各种费用类型的申请和报销的全程、实时监控。

2.预算控制准确性

通过经费项目、经济科目预算金额等信息,在财务人员审核报销单之前,通过系统进行预算控制及事前的预算提醒,不允许超过报销标准,以减少财务人员的工作量,实现预算控制准确性。

3.领导审批实时性

通过系统的待办业务提醒及手机短信平台推送审批信息,实现领导审批的及时性;通过电脑端或者移动端的网上审批,打破时间与空间的限制,实现领导审批无遗漏,提高报销业务审批效率。


(本文发表在《行政事业资产与财务》2018年2月上旬刊)

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