浅析档案管理在政府采购工作中存在的问题
采购档案是重要的采购资源，是采购活动的全程书面见证，具有客观性、实证性与反腐倡廉的强大功能，是采购活动经验教训总结、采购效能分析、置疑投诉案件处理等最为原始的资料。《政府采购法》第四十二条规定，“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。”从以上法律规定中我们可以看出采购档案在整个采购活动中的极其重要地位。档案管理工作是政府采购重要组成部分，容不得丝毫松懈与轻视。不容否认，各地档案管理水平参差不齐，存在的问题也很多，必须引起各级采购机构的高度重视，如果这些问题不从根本上予以解决，将会影响档案管理水平与质量，最终混乱政府采购秩序与环境。从了解的一些情况看，各地采购中心档案管理中存在的共性与个性问题，主要体现在以下几个方面：
一、专业人员缺乏，管理质量差，层次低。政府采购属于新鲜事物，各地政府重视程度不一，发展水平差异性很大，加之政府采购法执行力度折扣严重，反映在档案管理层面的重视程度也只能随行就市了。表现在专业管理人员严重匮乏，半路出家这有之,业务水平很低者有之，甚至在整个采购中心人员素质都得不到最起码保证前提下，还有人继续凭关系户、人情网进入采购部门，这些人员更多情况是不懂业务,素质低下，因此只能安排档案管理这项看似简单的工作。其实约定俗成的此类工作思路是一种误解，会让地位与功能极其重要、专业知识要求极强的档案管理工作沦落到恶性循环的怪圈中。这些工作人员只能做些材料的堆积工作，卷内目录编辑混乱，整理次序前后颠倒，甚至多人参与卷内目标编写，标准难以统一，外界所认为的专职档案员头衔仅是挂羊头卖狗肉而已。工作的主动性、积极性、绩效等指标是与业务能力成正比关系的，有些地方采购中心由于人手少，未设专职档案员，档案员借工作忙、难以集中精力做事等理由对档案管理工作推三阻四，敬业心不足、工作被动、阴奉阳违。最为尴尬的是基层对不良现象处罚力度疲软，领导瞎指挥，削弱工作积极性，降低了工作效率,纵容“邪气”蔓延，长年累月所造成负面效应相当严重，档案管理工作更是雪上加霜。
二、管理方式陈旧，借阅制度混乱。由于规章制度的缺乏，或者是规章制度得不到有效执行，基层处罚工作不力人员时，往往被上层势力姑息纵容而失去效力,部门管不住人，某些人嚣张气焰日胜。反映在档案管理上就显出了诸多混乱迹象，如借阅不登记现象屡有发生，管理者虽心有怨言，却装“老好人”，糊糊涂涂地借出，迷迷糊糊地收回，怕得罪所谓“内部人”，而这些“内部人”也是十分不自觉,未装订的档案违反制度东借西看，是想查资料、客观上有利于工作的开展，还是想泄露某些招标信息，寻租权益呢？有时阴暗层面很难放在阳光下来晾晒。这里所谓的管理仅是开门送材料，关门堆资料，没有借阅登记本，工作就是混日子。又如办公场地所限或人员岗位设置不合理，一些招标项目的关键性的数据与结论，在评标结束后往往是胡乱地往桌上一堆，增加了许多泄密变数，且为追查泄密者制造了麻烦与困难。档案收集工作不严密，就会造成关键资料的缺省，档案文件完整性受损、管理措施的滞后制约了档案管理手段的创新与升级，陈旧的毫无章法的管理手段只能造就低层次的缺位管理。项目经理与档案管理员之间衔接上严重失误，必然导致档案整理与收集的脱节。再如，借阅制度包含了过滥的民主性，大家都有发言权，而且还要满足大家的各层次的要求，变成了“笑面佛”，起不到任何管理作用，制度制定时缺乏集中统一性，把关不严，使得档案管理陷入混乱境地。
三、档案管理与使用脱节，档案变成了一堆死材料。档案既有实证性、原始性的作用与功能，更有极大的使用效应，供应商投标技术方案描述、技术参数，财务状况、售后服务承诺等方面的内容对制作标书与评分办法有很强的借鉴作用。供应商登记资料是最原始的资质水平证明，是对供应商履约能力，资信等级、技术水准的直接记录，对投标名单确定、中标候选人的产生具有一定参考价值。然而一些采购中心为了达到所谓的保密效果，一律不得借阅档案资料，使可用的档案成为一堆死材料，造成了一定资源浪费。
四、档案收集周期长，影响归档完整性。由于政府采购工作的不规范性，特别是受采购人与供应商不良行为的影响，使采购资料收集工作遇到一定困难，直接影响资料收集的完整性。如采购人拒绝签合同、不出具验收证明、确定中标供应商后要求退货、迟迟不让中标人履约等，采购手续不全就会使采购人及时付款难以兑现，采购中心资料难以完整归档。又如投诉机制的不健全，投诉人越过采购中心、政府采购管理部门，直接向纪委甚至向当地主要领导投诉，采购结果以主要领导的政务批示为准，而领导工作的十分忙碌，或出国或开会或别的重要公务活动，往往对直接经办部门呈送的汇报材料无暇顾及，一压就是几个月，叫人难以承受。档案迟迟得不到整理，还要不断地被借阅，甚至有的采购中心忙于日常开标事务，对堆积起来的档案不闻不问，任其发展，档案员更是做一天和尚撞一天钟，工作被动，毫无责任心。
五、档案管理缺乏保密性。这是档案管理的一大忌讳。某市采购中心曾经发生一起投诉案例，其直接导火索是评标过程中评委的打分情况被原原本本地透露了出去，未中标者在价格分上比中标候选人多13分的情况被投诉人掌握，引起纷争。现场资料不保密成为采购中心的死穴，成为别有用心者险恶用心的驰骋空间。当然这与采购中心岗位设置不合理、人员职业道德差、害群之马未得及时调整、档案收集程序不严密不合理、经办人员人多手杂有直接的关系。现在还有一种怪现象，美其名曰提高办事效率，追求政务审批大厅化，方便投资者，把采购中心也放在所谓的政务审批开放与一览无余的大厅中，致使采购资料的保密工作形同虚设，没有独立封闭办公地点的采购中心，已经失去了机构存在的价值，是严重违反政府采购法的行为。
六、档案室软硬件设备严重滞后于政府采购事业的发展。有的采购中心至今还没有独立的档案室，采购资料只能东放一堆、西存一片;有的采购中心虽有档案室，但普遍容量较小，地处偏僻,周围环境不好,只有简易的可移动的档案柜,未能按照空间大小合理设立档案密级架，处在一种简单的资料堆积阶段，很多地方档案管理资料未能输入电脑，手工操作居多，甚至连手工登记的资料也不成册、不完整，软硬件设施严重滞后于政府采购事业的发展。
七、政府采购档案重要组成部分的会计档案与供应商档案未能实质性地进入档案管理范围。会计档案、供应商登记档案以及采购文件资料等三者组成政府采购档案的主体，然而由于分工的不同,或者出于工作职责和保密观念的考虑，会计拥有的档案资料总喜欢放在自己的柜子里,没有存档意识，不想被外人知晓内情;而负责供应商库管理人员更是出于资料的排他性考虑，或者出于方便工作的设想，总想把资料放在身边，随查随看，把这些资料当成了私有财产，未考虑到档案的集体使用功能。很多采购机构未真正重视会计档案与供应商档案的管理，使得这部分宝贵资料散落在各岗位工作人员手中，给档案整理的完整性留下了隐患。
来源： 中国政府采购网