浅谈电子档案管理面临的问题

    随着现代化信息技术的迅猛发展和广泛运用，使得机关、企事业单位在各种工作活动中产生了大量的各种形式的电子文件，而由电子文件转化而来的电子档案的管理使档案工作者遇到了诸多新的问题。

    一、电子档案管理中面临的问题

    对电子档案认识不足，对电子档案管理存在不少误解。有些人习惯上认为纸质文件材料才是档案，而将电子文件拒之门外，或者只作为资料或副本保管。长此以往，随着无纸化办公时代的到来，将来没有所谓的档案可以接收。还有些人由于电子文件产生的快速性和其特有的方便性，对计算机储存的文件特别是一些重要文件不及时备份和打印，过分依赖计算机，一旦计算机出现故障或感染病毒，就会造成档案文件的丢失。与此相反，有些人对所有收到的电子文件和信息统统打印，事无巨细，对计算机完全不相信，不仅导致大量浪费，也给电子文件的归档管理带来了难题。

    电子文件信息的可识读性保证问题。电子文件不同于纸质文件，外表看来保存完好的磁盘，由于环境（硬件、软件、加密、编码方式等）的变化，信息却存在不可读的可能。信息技术的发展不断有新的编码替代原来的编码，电子文件所用的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间矛盾会越来越尖锐，这是电子档案管理中遇到的新问题。

    电子档案的原始性界定问题。档案在法律上的凭证作用基于它的原始性，因此，认定电子文件的原始性，是保证其凭证作用的关键。电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成和传输过程中存在着被改动的可能。我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断电子文件的原始性。

    电子文件逻辑和实体归档问题。实体归档是指电子文件形成后，通过磁盘或网络传输的形式将电子文件移交档案部门统一保管。逻辑归档是指在网络环境中，只告诉档案部门某电子文件的存贮路径而不改变其原存储位置和存储方式，在这种系统中，电子文件、归档者与接收者可能相距很远，只需操作一下键盘，便可实现归档目标。逻辑归档中是否能保证电子文件的绝对安全，给档案管理工作带来又一难题。

    专业人才的培养是亟待解决的又一问题。电子文件归档及电子档案的管理，都要求档案人员必须具备良好的计算机知识。然而目前，档案部门的干部职工队伍多数由档案专业人员、非专业人员和计算机人员组成，缺乏既懂档案知识又熟悉计算机专业技术的全才，这在客观上制约了档案工作现代化进程。

    二、电子档案管理的对策

    更新观念，迎接挑战。电子档案的出现也就是近几年的事情，对大多数人们来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度，强化依法治档意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、单位通力配合，齐抓共管，才能搞好电子文件的及时归档和电子档案的安全管理。

    研究电子档案的特性，制定切实可行的措施，保证电子档案的安全与完整。电子档案具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等特点。信息非人工识别性，是指电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人工能识别的形式。所谓对系统设备的依赖性，是指电子文件的生成、传输、存储都是通过电子计算机实现的。所谓信息与载体的可分离性，是指电子文件内容存储的位置可以从一个载体转换到另一个载体上，其内容却不发生任何变化。所谓信息的易改性，是指对电子文件内容进行修改非常容易，而且改后不留任何痕迹。

    针对电子文件的特点，制定采取保证电子文件“物理生命”与“信息生命”的安全性保护措施。保护电子文件的“物理生命”主要包括以下几点：一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。对电子文件“信息生命”的保护主要包括以下几点：一是保证电子文件的持续可读性，二是防电脑病毒，三是控制网络中电子文件系统的安全，四是备份处理，异处保存。

    制定一系列配套的法律法规、规章制度、技术标准。为了保证电子档案的完整、准确、安全和电子文件管理的高效和科学，必须有相关的法律法规和各种标准来支持，其中包括与电子文件和网络相关的法律、制度，网络系统保密论证和验收要求，以及各种密级电子文件的计算机著录、管理、传输的规定，另外，还包括计算机和应用软件的兼容性标准等。

    强化培训，吸纳和培养高素质的档案工作人员队伍。档案管理的电子化对管理人员提出了更高的要求，这就要求工作人员不断加强学习，充实和提高自己的档案管理和计算机业务水平。除必须掌握文字处理、排版以及文件、邮件的收发外，还要掌握声音、图像等多媒体文件的处理和操作，电子文件的归档方法以及在网上对电子文件操作者进行可靠的身份识别、权限控制等。

文章来源: 青岛日报