系统特点

1. 标准化设计，确保能够长期有效读取

      系统完全按照国家关于电子文件管理的国家标准进行研制开发，系统设计与国家标准要求完全一致，确保能够长期有效读取。系统的功能按照《GB/T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求》，元素设计按照《DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》，归档管理按照《GB/T 18894 电子文件归档与管理规范》，扫描按照《DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范》，文件按照《DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范》等。

2. 流程控制、规范管理行为

（1）文件收集责任明确，信息共享利用方便。文件上传者即文件创建者，文件上传后可全局、处室、指定共享，方便用户对文件的利用。

（2）档案员严格审核归档，系统支持自动检测，对提交上的档案进行严格的归档审核。

（3）档案馆档案管理规范化、档案借阅利用网络化。支持各单位、各处室用户之间的档案借阅无纸化、网络化，在提高档案借阅效率的同时加强了对档案原件的保护。

3.集中管理，适合全市各部门

 通过建立全市统一集中管理的网络电子文件管理系统，可以确保整个电子文件管理的一致性、规范性，各单位通过网络登录系统实现本单位的电子文件的管理和利用，同时实现档案馆对电子档案的管理和利用，真正提高电子文件的标准化、科学化管理，同时也符合电子文件管理和信息化发展的趋势，能够极大提高工作效率和节约资金成本。

4. 分工协作，提高工作效率

 （1）单位内部

 a. 工作人员。将各自管理的文件上传，确保文件的完整性、准确性，同时既可以查询利用自己的文件，也通过权限可以共享本单位内部的所有文件。

 b. 单位档案管理员。只需对提交的归档文件进行审核、完善、归类，存档，极大地减轻工作强度。

 （2）档案馆

 a. 工作人员。无需集中扫描文件，通过网络接收各单位提交的电子文件，审核后，接收归档。

 b. 远程提供档案查询服务，提高档案馆质量和服务形象。

5.文件加载智能化，极大提高工作效率

    （1）支持单个和批量文件上传

    （2）支持多种文件格式：doc、pdf、txt、excel、图像、视频等

    （3）支持正文和多附件上传

    （4）文件上传自动识别文件标题、文件号、发文机关、关键字等

6. 多种信息共享方式，便于文件利用

      文件上传者可对上传后的文件进行共享操作，共享形式分为全局共享、处室共享以及指定人员共享，共享成功后，被共享者可在系统指定的共享文件夹下查看文件信息、预览文件正文。

在系统的利用服务中，用户通过输入关键字的形式对系统内的文件进行检索操作。在检索结果中，对于有权限查阅的文件可进行在线查阅，无权限的文件进行在线借阅操作。

7.所有文件查看皆转为PDF格式，加强文件的安全和权威。

      所有上传文件在服务器上都保留原文件格式，但通过网络查看皆转为PDF格式，只能看不能复制、修改，确保文件的安全性和权威性。