为了加强固定资产的管理，推进固定资产管理工作的科学化、规范化，提高学校各类资产的优化配置和有效使用，实现高校固定资产计算机网络化管理。学校经过考查、讨论、研究决定，计划在全校推广实施《高等学校固定资产管理系统》。

    根据《高等学校固定资产管理系统》的功能与业务操作实现方式的特点，结合本单位现行的管理模式，特制定了本实施方案。希望既能合理利用传统管理业务中的合理内容，又能充分利用《系统》的网络功能、条形码等现代化手段，科学、规范、灵活、快捷的开展工作。

    某高校现在情况如下：学校分为两个校区，一个校区在A城市，另一个在B城市，相距300公里，各校区都有千兆校园网，校区之间通过电信2M带宽光纤连接。学校原来使用软件只是管理仪器设备，其他全是手工帐，财务处有资产帐，后勤处有资产帐，使用部门有资产帐，但部门之间对帐难，帐帐、帐实不符，资产流失等现象存在，统计数据难，管理难度大，资产安全控制体系尚不够完善。随着学校办学规模的扩大，固定资产急剧增长，学校需要对固定资产管理工作进行系统的规划和建设，经过调查、研究决定实施、运行《高等学校固定资产管理系统》，下面是本系统的实施步骤：

一、 准备阶段

1、设备的配备：本系统是一个网络版的管理系统，为了充分发挥其性能，所以设备的选用、配备显得尤其重要。系统采用客户机/服务器管理模式，数据存储在服务器上，包括所有固定资产数据、单位机构数据、人员数据信息都存放在这里，数据安全特别重要，所以为了保证系统安全、稳定、高速运行，推荐使用专业服务器。客户计算机则通过校园网与服务器之间完成数据的输入、输出、处理。本系统采用了大型数据库管理系统（MS SQL Server 2000）,为了充分发挥其性能，下面是对系统的服务器、客户机、网络、操作系统等的基本要求。

1）服务器：

专业服务器，要求：CPU:Intel XEON 2.0G 以上

                  内存：512M 以上

                  硬盘：SCSI接口，36G以上

                  光驱：52速

                并口：有

                  网卡：100/1000Mbs

                  操作系统：Windows 2000 Server

                  数据库系统：MS SQL Server 2000

                  安装杀毒软件（建议）

  安放位置：网络中心或资产处（建议）

建议服务器高校固定资产管理系统专用，应安排专人负责定期维护，及时安装操作系统及数据库系统安全补丁，要有必要的防黑客攻击、防病毒措施，保证服务器安全。

   2）客户机：

要求：CPU:intel PIII 以上

      内存：256M

      硬盘：20G

      网卡：10/100Mbs

      安装杀毒软件（建议）

能够正常运行Windows 98/ME/2000/XP操作系统

  3）校园网要求

   本系统是一个网络版的管理系统，系统所有数据存储在服务器上，客户端要通过校园网进行数据输入、输出、存储等处理，所以必须要以稳定、安全、高效的校园网作为基础保障。

附：体系结构图

    4）必备软件及设备报价：

a) 《高校固定资产管理系统》

版本：三级网络版，100用户

b) 打印设备：票据打印机（型号：EPSON LQ-635K，打印验收单、有关帐表）

条码打印机（型号：TSC 243E，固定资产定制开发，打印资产标签）

c) 其他耗材：固定资产验收单（600份*4联/箱，穿孔连续纸，压感）

条形码不干胶标签（18个*1000张/包，A4,使用激光打印机）

固定资产条形码标签（3000个/卷，适用条码打印机）

    5)自选设备（以下设备学校可以自行选购）

l打印机：宽行或a3幅面打印机（上报数据打印表格用）：学校没有的可自己购买

l条码采集设备：激光条码阅读器（固定资产定制开发，后期资产清查使用）:可后期资产清查的时候再购买。

l辅助设备：数码相机或扫描仪（采集资产图片资料）

l数据备份：配备刻录机或移动硬盘（备份数据使用）

    2、人员配备

1）组织领导

    根据山东省高校实施高校固定资产管理系统的实践经验，学校成立固定资产（或国有资产）管理工作领导小组，由学

校主要领导、处室、院系领导组成，按照“统一领导，归口管理，分级负责，责任到人”的要求，建立健全固定资产管理

体制，落实单位负责人、资产管理员、资产使用人员等有关人员。

管理工作领导办公室，负责固定资产的组织协调、人员培训、代码编制、固定资产管理制度制定、修订、系统管理以及各项设备配置工作。

2）  财务部门（财务处）

    固定资产财务审核人员和财务部门资产管理员，配备或指定系统安装运行的计算机，财务审核包括两方面的内容：一是会计报账审核，二是资产入账监督审核。

3）  归口部门（电教中心、图书馆、房产科）或（后勤管理处）

    固定资产归口审核人员和归口部门资产管理员，配备或指定系统安装运行的计算机。审核人员根据申购计划、采购合同、发票等报账资料认真核对，逐项检查验收单、卡片信息项是否齐全、正确、到位与系统中是否一致等，检验无误后签字或盖章，通过审核并提交财务审核。

4）  资产使用部门

各院、部、处、室、馆、教学基地等部门和单位以处为单位设立专职或兼职固定资产管理员，配备或指定系统安装运行的计算机。

5）  系统管理员

负责系统服务器及客户端固定资产软件安装、维护，使用人员培训，以及单位库、人员库、地点库录入建设，人员权限的设置，数据库定期备份。

       高校固定资产管理结构示意图

     以上所述工作准备完毕之后，进入系统安装、调试、培训阶段。

二、 系统实施阶段

1）  系统安装、培训（时间为1至2天）

安装：济南国子数码科技有限公司负责安装高校固定资产管理系统服务器及已经具备安装条件的工作站。

培训：公司免费培训软件系统管理员一名，使其成为系统日常维护人员和业务骨干。

公司免费进行一次集中培训，培训全体资产管理员，培训人数以所购软件用户数为限。

培训内容：软件使用和操作

培训地点：学校指定地点进行培训，请准备多媒体教室和计算机机房

2）  系统初始基础工作

规范代码的编制工作：主要有单位库、人员库、地点库的建设，是保证系统进行维护、管理的重要条件，也是系统实施运行的基础工作。

单位库建设：按学校组织行政机构的实际情况来建设，行政一般要求设到处级或科级，教学系列可以设到教研室或实验室一级。可以根据管理需要灵活设置。由系统管理员集中录入。

人员库建设：必须在组织机构库的基础上建设。把学校的在职教职工按其所在单位逐一设置到最末端机构下面。在正常情况下，一般不允许同一个人在同一机构人员库中重复出现或将同一个人设置在两个以上末端机构中。由系统管理员集中录入。

地点库建设：首先摸清全校房屋建筑物的数量、位置等情况，进行统一规划设置，一般按照学校校区建筑物楼层房间 进行设置。学校只有一个校区的可以不再设校区，对同一校区存在多个校园的，可以在校区下设立“院落”一级。在存放地点库的建设中尽量不要用组织机构的名称来代替。由系统管理员集中录入。

人员权限设置：根据管理情况的需要，对《系统》用户即各级、各部门管理人员的管理范围和业务权限进行分配。主要有：使用部门资产管理员的权限设置、归口部门归口审核人员的权限设置、财务部门财务审核人员的权限设置、管理人员权限设置、特定范围权限设置。由系统管理员集中设置。

这部分操作由公司人员集中培训系统管理员使用操作，由系统管理员根据学校和系统要求，制定表格并录入到系统中。

3）  资产清查

根据学校现有的固定资产帐表和系统对资产基础信息的要求，经过认真整理，与实际固定资产实物、卡片等核实，将资产信息填写准确、完整、规范，符合要求，形成录入前的固定资产基础数据信息表。

这部分工作可以和系统初始工作同时进行，工作时间长度根学校实际情况和管理基础情况不同而不同。

4）  资产清查后数据录入

为了保证各资产管理员操作熟练程度，录入数据准确性，学校可以对各资产管理员进行再培训。

把清查后固定资产基础数据，录入到系统中的过程，原则上是由各部门的资产管理员集中录入。录入的是固定资产卡片信息。工作时间长度根学校实际情况不同而不同，一般需要2--3个周时间。

5）  资产归口、财务审核

原始资产录入结束后进行资产归口审核，主要侧重资产基础信息的审核，一般需要1--2个周时间。

原始资产进行入库前最后一级审核---资产财务审核，主要侧重资产价值的审核，一般需要1周左右时间。

使用部门、归口、财务之间的原始资产对帐，清查后帐表与系统中资产对帐。

6）  帐、表、卡、条码管理

根据已经进入固定资产帐的数据，打印固定资产帐表卡，由使用部门、归口部门、财务部门分别进行保管。根据需要，打印固定资产条形码，粘贴到实物，方便以后固定资产的管理、清查。

7）  固定资产日常业务

学校要设计并制定固定资产管理业务流程，规范管理行为，落实管理责任，提高工作效率，并制定相关的管理制度，保证系统正常运行。

固定资产的增加、变动、处置是日常管理中的主要业务，这些业务的发生乃至完成是一个由多个管理环节组成并由多个部门及有关人员共同参与的过程。因而需要落实其中各部门和人员的责任，按照已制定的业务流程进行操作。

三、 系统实施预期达到目标

《高等学校固定资产管理系统》的经过在全国近百所高校的应用实践证明，该系统对理顺固定资产管理体制、落实固定资产管理制度、实现对固定资产的全面监控和有效利用、提高管理工作效率，更好地服务于教育教学等方面，发挥了十分积极的作用，并表现出强大的效能。将高校固定资产管理工作搭建在一个高水平的管理平台之上，推入了科学化、规范化的轨道。