系统实现关键

电子文件管理系统主要实现的是对电子文件的标准化、科学化、精细化的设置以及进行查询、利用、归档等管理，以确保电子文件长期保存和利用。

1、系统的标准化设计实现

系统完全按照国家关于电子文件管理的国家标准进行研制开发，系统设计与国家标准保持一致，确保能够长期有效读取。系统的功能按照《GB/T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求》，元素设计按照《DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》，归档管理按照《GB/T 18894 电子文件归档与管理规范》，扫描按照《DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范》，文件按照《DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范》等要求开发。

2、系统的科学化设计实现

系统在科学性上设计主要特点：一是文件加载的智能化，采用云技术，支持单个和批量文件上传，支持多种文件格式：doc、PDF、txt、excel、图像、视频等，支持正文和多附件上传，文件上传自动识别文件标题、文件号、发文机关、关键字等。二是电子文件查询利用便捷，查询包括全部查询、指定目录查询、普通查询、高级查询等；三是文件的在线借阅方便，通过网络可以方便地借阅所有的文件，有权限的可以直接查看，无权限的点击借阅，提出借阅要求后，文件所有人同意后，即可以查看文件详细内容。

3、精细化管理设计实现

精细化管理是电子文件管理的重要部分。一是访问控制，满足每一个单位、每一个处室、每一个人按权限登录系统，进行相关操作。二是多种方式实现电子文件共享利用，各单位收集电子文件后，单位内部可以实现信息共享，方式包括：全局共享、处室共享、指定人员共享。归档后的电子文件，单位在网上申请查阅，档案馆工作人员授权后可以查阅。