电子文件管理系统

一、概述

利用信息系统管理档案文件，是实现档案管理现代化的重要手段，是我国档案工作改革的一项重要内容。我国档案管理工作从20世纪80年代出开始了使用信息系统管理档案的实验工作，经过几十年的研、探索，档案文件管理系统有了很大发展，各级各类相关部门研制出一批各具特色的计算机管理档案成果。实践证明，档案管理系统在档案工作中的应用，对于提高档案管理工作的效率和工作质量，对于实现档案工作的科学性和规范化、标准化都有重要的意义。

为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，公司和济南市财政局合作开发了《电子文件管理系统》。

系统主要用来管理机关、团体、企事业单位和其他组织的电子文件，也可以辅助管理非电子的实体文件。系统可以相对独立地实施，也可以与业务系统或（和）电子文件长期保存系统集成实施。

国子电子文件管理系统V3.0

二、系统建设目的

1.统一管理

按照电子档案管理的有关规范和相关标准，规范和制定电子档案管理的业务流程和制度。并按照此业务流程和制度进行电子档案分类、编目、立卷、编号，制定数据标准和管理办法。按照统一联网方案、统一业务标准、统一接口规范、统一软件开发的要求，规划、设计和实施系统的建设。全地区部门之间、部门内部之间、部门与档案馆之间信息共享，查询利用，档案管理，长期保存。

2.全程管理

按照制定数据标准和管理办法，应用国际上成熟稳定的软件系统架构，进行软件模块设计，数据接口标准设计与开发，并完成软件代码设计，系统集成、调试、数据迁移。建立“大集中模式”的电子文件管理系统，各部门通过权限登录系统实现单位内部的电子文件收集、管理、查询、利用和归档管理，同时单位档案管理员远程提交电子文档至档案馆，档案馆管理人员通过网络审核、接收、归档，并实行档案管理操作，解决电子文件收集难、保管难、查找难的问题，彻底改善依赖纸质文件传承信息的落后局面。

3.建立一站式窗口

文件上传后，上传后的文件可在系统指定的共享文件夹下被查看文件信息、预览文件正文，实现一站式电子档案查询、检索、借阅服务。解决了文件查询难，检索难，查询与借阅服务分离等现象。

4.建立联系

建立与其他相关系统的数据交换，数据采集服务，实现数据互通，数据共享。

三、系统特点

1. 标准化设计，确保能够长期有效读取

系统完全按照国家关于电子文件管理的国家标准进行研制开发，系统设计与国家标准要求完全一致，确保能够长期有效读取。系统的功能按照《GB/T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求》，元素设计按照《DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》，归档管理按照《GB/T 18894 电子文件归档与管理规范》，扫描按照《DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范》，文件按照《DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范》等

2. 流程控制、规范管理行为

（1）文件收集责任明确，信息共享利用方便。文件上传者即文件创建者，文件上传后可全局、处室、指定共享，方便用户对文件的利用。

（2）档案员严格审核归档，系统支持自动检测，对提交上的档案进行严格的归档审核。

（3）档案馆档案管理规范化、档案借阅利用网络化。支持各单位、各处室用户之间的档案借阅无纸化、网络化，在提高档案借阅效率的同时加强了对档案原件的保护。

3.集中管理，适合全市各部门

通过建立全市统一集中管理的网络电子文件管理系统，可以确保整个电子文件管理的一致性、规范性，各单位通过网络登录系统实现本单位的电子文件的管理和利用，同时实现档案馆对电子档案的管理和利用，真正提高电子文件的标准化、科学化管理，同时也符合电子文件管理和信息化发展的趋势，能够极大提高工作效率和节约资金成本。

4. 分工协作，提高工作效率

（1）单位内部

a. 工作人员。将各自管理的文件上传，确保文件的完整性、准确性，同时既可以查询利用自己的文件，也通过权限可以共享本单位内部的所有文件。

b. 单位档案管理员。只需对提交的归档文件进行审核、完善、归类，存档，极大地减轻工作强度。

（2）档案馆

a. 工作人员。无需集中扫描文件，通过网络接收各单位提交的电子文件，审核后，接收归档。

b. 远程提供档案查询服务，提高档案馆质量和服务形象。

5.文件加载智能化，极大提高工作效率

（1）支持单个和批量文件上传

（2）支持多种文件格式：doc、pdf、txt、excel、图像、视频等

（3）支持正文和多附件上传

（4）文件上传自动识别文件标题、文件号、发文机关、关键字等

6. 多种信息共享方式，便于文件利用

文件上传者可对上传后的文件进行共享操作，共享形式分为全局共享、处室共享以及指定人员共享，共享成功后，被共享者可在系统指定的共享文件夹下查看文件信息、预览文件正文。

在系统的利用服务中，用户通过输入关键字的形式对系统内的文件进行检索操作。在检索结果中，对于有权限查阅的文件可进行在线查阅，无权限的文件进行在线借阅操作。

7.所有文件查看皆转为PDF格式，加强文件的安全和权威。

所有上传文件在服务器上都保留原文件格式，但通过网络查看皆转为PDF格式，只能看不能复制、修改，确保文件的安全性和权威性。

四、系统功能

1、 文件收集：按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆。

2、 档案保管：根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。

3、 档案鉴定：对档案档案价值的鉴定。有销毁鉴定，保管期限，期限表等模块。

4、 档案管理：将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。

5、 借阅管理：对用户申请查看档案产生的借阅申请进行审核、审核完成后借出、归还、催还等一系列借阅操作进行管理的模块。

6、 档案编研：以馆（室）藏档案为主要对象，满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，参加编史 修志，撰写专门著述。

7、 报表：对各种类型档案被各机关，各项工作利用的情况和程度的统计。

8、 利用服务：不能对档案进行管理操作的普通用户提供的一个档案浏览的模块。用户能在此处查看自己权限范围内的档案的内容，如果没有权限可以进行借阅查看。

9、 公告管理：网站首页新闻的发布功能。

10、 系统管理：维护单位内部基本信息和分配权限的管理，有详细的权限分配，账号管理，部门管理，角色管理，模块管理，人员管理，操作管理等模块。

五、系统实现关键

电子文件管理系统主要实现的是对电子文件的标准化、科学化、精细化的设置以及进行查询、利用、归档等管理，以确保电子文件长期保存和利用。

1、系统的标准化设计实现

系统完全按照国家关于电子文件管理的国家标准进行研制开发，系统设计与国家标准保持一致，确保能够长期有效读取。系统的功能按照《GB/T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求》，元素设计按照《DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》，归档管理按照《GB/T 18894 电子文件归档与管理规范》，扫描按照《DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范》，文件按照《DA/T48-2009 基于XML的电子文件封装规范》等要求开发。

2、系统的科学化设计实现

系统在科学性上设计主要特点：一是文件加载的智能化，采用云技术，支持单个和批量文件上传，支持多种文件格式：doc、PDF、txt、excel、图像、视频等，支持正文和多附件上传，文件上传自动识别文件标题、文件号、发文机关、关键字等。二是电子文件查询利用便捷，查询包括全部查询、指定目录查询、普通查询、高级查询等；三是文件的在线借阅方便，通过网络可以方便地借阅所有的文件，有权限的可以直接查看，无权限的点击借阅，提出借阅要求后，文件所有人同意后，即可以查看文件详细内容。

3、精细化管理设计实现

精细化管理是电子文件管理的重要部分。一是访问控制，满足每一个单位、每一个处室、每一个人按权限登录系统，进行相关操作。二是多种方式实现电子文件共享利用，各单位收集电子文件后，单位内部可以实现信息共享，方式包括：全局共享、处室共享、指定人员共享。归档后的电子文件，单位在网上申请查阅，档案馆工作人员授权后可以查阅。