整合高校各项资产管理业务打造高效协同工作平台
山东国子软件股份有限公司
摘要：资产是高校教学科研的基本物质条件，是学校持续发展的物质保障。当前，资产管理处在高校管理中起到越来越重要的作用，其职能也从简单的教学科研仪器设备等固定资产的管理，上升到全部资产的全生命周期管理。如何全面提高高校资产处的管理水平和服务水平？充分利用最新信息技术手段，运用“互联网”思维，整合高校各项资产管理相关业务，打造统一的协同工作平台，创新资产管理形态，提高工作效率，是提高资产处的管理水平和服务水平的重要途径。
关键词：高等学校；资产管理；固定资产管理；互联网；协同；
一、高校资产管理的现状及资产管理的新要求
在我国各类事业单位中，高等学校组织规模巨大，结构层次繁多，业务活动复杂。随着高等教育事业的迅猛发展和办学形式的日益多样化，高等学校资产规模急剧膨胀，资产构成日趋复杂，管理难度随之也越来越大。学校的扩招、新建扩建、合并、合作办学等不仅造成了学校规模的扩张，而且也持续改变着学校内部资产管理体系架构和流程，学校内部推行的后勤、财务、人事、分配等各项制度改革，对学校的资产管理工作不断提出新要求。财政部颁布的《事业单位国有资产管理暂行办法》（2006），更是明确提出要建立和完善事业单位国有资产管理信息系统，对事业资产实行动态化、精细化管理。财政部、教育部下发的《高等学校财务制度》(2012)、《高等学校会计制度》(2013)对高校资产管理工作提出了一些新要求。由于受历史上资产管理体制和资产管理思想的影响，资产管理工作一直是部分高校管理的一个薄弱环节，按归口部门职能的分条块管理导致资产管理职能分散；按部门、按资产种类、按不同资产管理标准的手工方式管理，导致资产管理工作不够规范；管理控制手段落后而且责权利不明确导致资产安全控制体系不完善；因而导致在一些学校存在家底不清、账账不符、账实不符、甚至资产流失的现象。
自2001年起，山东省教育厅、山东省财政厅、部分高校和山东国子软件股份有限公司组建合作团队，联合研发《高等学校固定资产管理系统》。研发团队对高校固定资产管理管理体系和存在的问题进行了全面研究和深入剖析，结合众多政府部门文件要求，设计了“统一领导，归口管理，分级负责，责任到人”的高校固定资产管理架构体系，确定学校国有资产管理工作领导小组、资产处、归口部门、使用部门、使用人五个管理层次，不同部门和有关人员，按照权限对等的原则，承担不同的管理责任，并拥有不同的管理权限，按照规定的流程，互相沟通、协调、制约、监督，按照“人人都管物，物物有人管”的要求落实资产管理责任，要求每一个固定资产使用人对所使用固定资产的安全完整承担经济责任。从固定资产的形成到处置，其间所有管理活动都有具体的业务操作规程，对于任何一件固定资产都做到来源清，去向明。
《高等学校固定资产管理系统》开创了全校教职工“人人用资产、人人管资产”的新局面，全面贯通了资产使用部门、归口管理部门、财务部门之间的衔接，不仅彻底解决了账账不符、账实不符的问题，也为资产管理与预算管理、财务管理相结合提供了应用平台，实现了资产管理的科学化、精细化、动态化。《系统》首先在山东省100多所高校全面推广应用，继而迅速在全国600多家大中专院校得到广泛应用，不仅首开行政事业单位固定资产全面网络化管理的先河，也证明了其设计与实现方式符合资产管理的基本规律，能够解决高校固定资产管理工作所遇到的大部分问题，具有强大、旺盛的生命力。
《高等学校固定资产管理系统》及随后的一系列资产管理系统全面提升了我国高校资产管理水平。但是，近几年高校的发展出现了一些新动向，对资产管理提出了新要求，物联网、移动互联网、互联网技术也有了长足的发展。高校资产管理需求的升级和新信息技术的应用必将给资产管理带来新的局面，对资产管理水准也将带来极大的提升。
二、整合高校各项资产管理业务打造统一资产管理协同工作平台
随着对学校资产管理工作要求的升级，大多数高校调整了资产管理的组织机构，将原来分散的资产管理部门统一起来成立资产管理处，实现了对资产的集权管理。高校资产管理处的职能涵盖了资产的预算审批、采购、验收、日常使用管理、调配、处置等有关业务，一般划分为资产管理、招标、校园与绿化、物资供应、房地产、经营资产监管、实验室管理等科室。
针对不同科室的不同业务，公司与高校合作先后开发了一系列的管理软件，如固定资产管理系统、低值耐用品管理系统、公房管理系统等。这些系统对有效提高相关业务的管理效率和管理水平起到了重要的作用，但系统之间相互独立，形成了众多的“信息孤岛”，各种有用的数据信息都分散在不同的业务系统中，公共数据不统一、更新不及时，甚至数据之间存在冲突，不便于数据综合分析、不便于领导决策。
为了进一步整合资源、消除信息孤岛、提高管理效能，公司运用先进的信息技术、融合SOA理念，按照“统一信息标准、统一技术路线、统一业务模式、统一基础架构、统一组织管理”的原则，采用统一的身份认证及安全保障体系，对学校内资产管理相关的各个系统进行了统一的规划、升级和集成，开发了《高等学校资产管理数字化平台》。《平台》由高校资产管理信息化标准、统一信息门户、统一身份认证、中心数据库、各个应用管理系统、统计分析与决策支持系统构成。《平台》主要包含的应用管理系统有《高校固定资产管理系统》、《无形资产管理系统》、《高校实验室管理系统》、《低值耐用品管理系统》、《物资与低值易耗品管理系统》、、《采购管理系统》、《设备维修维护管理系统》、《高校项目管理系统》、《大型仪器设备、实验室共享使用系统》、《闲置与待报废资产调剂与处置平台》、《固定资产折旧管理系统》、《领导决策支持系统》《高校房地产（公用房）管理系统》、《职工住宅管理系统》、《虚拟三维校园电子地图系统》等。
《高等学校资产管理数字化平台》的建设，并不是将众多的管理信息系统进行了简单的罗列，而是先设计建设了资产管理的基础平台，然后在基础平台之上对各方面的管理应用系统进行了梳理、调整、集成。平台既保证每一个子系统是管理某方面资产业务的独立软件，整个平台又是一个协同工作的有机整体，平台成为学校所有与资产管理工作相关的部门、人员从事资产管理有关业务的统一的协同工作平台。平台的建设具备以下特点。
1．严格遵循有关资产管理的国家标准、教育部的《教育管理信息化标准》、财政部的有关要求，建立统一的高校资产管理信息标准，确保数据的完整性、准确性与一致性。
2．构建统一的信息门户，为全校教职工提供快捷、便利的“一站式”资产管理通道。构建统一的身份认证系统，集中人员管理、统一权限管理，保证用户电子身份的唯一性、真实性与权威性，实现各系统的单点登录。
3．建设全面、实用的各个业务应用系统，实现高校资产管理工作的信息化。建设大型贵重仪器设备、实验室共享平台和闲置与待报废资产的调剂与处置平台，提高资产的有效利用率，规范资产的处置过程。办学条件分析，为教学评估、重点实验室建设等提供支持；资产绩效考评，为教学改革、资产配置管理提供依据；资产大数据分析，为领导决策提供支持。
4．与财务软件进行对接，实现资产增加、变动、处置、折旧数据的自动对账和同步，保证时时的“账账相符”。能够与财政部门的《行政事业资产管理信息系统》实现对接。内置了财政部门的行政事业单位资产年报、资产月报、资产清查、政府资产报告的全套报表，内置了教育部的高校教学科研仪器设备数据上报的全套报表。
5．遵循业界主流工业标准的技术平台和体系结构，具有良好的可管理性和可维护性，直接与多种主流的OA系统、财务系统、数字化校园平台进行有机整合和集成。
基于一个业务全面、联系紧密的有机平台，高效的各项资产管理工作可以实现无缝连接，从而大大提高资产管理的效率与水平。
三、个人“一站式”移动工作平台创建资产管理新形态
统一信息门户平台为校内的资产管理人员、教师、领导等用户提供统一的信息和服务的获取平台，系统将分散的各个应用系统和信息资源进行聚合，通过统一的访问入口，实现结构化数据资源、非结构化文档和互联网资源、各种应用系统的无缝接入和集成，提供一个支持信息访问、传递以及协作的集成化环境，实现个性化业务应用的高效开发、集成、部署与管理。并根据每个用户的特点和角色的不同，为特定用户提供量身定做的访问关键业务信息的安全通道和个性化应用界面，使师生员工可以浏览到相互关联的数据，进行相关的业务处理。
学校教职工通过统一信息门户登录平台，进入“一站式”的个人资产业务统一工作平台，办理资产申购、采购、验收、入账、日常使用管理、变动、维修、处置、清查以及大型仪器设备开放共享、公房管理等各种资产管理业务，实现在线业务申请、办理和审批，所有业务均可通过台式计算机在线完成，也可以通过移动版本手机APP完成，学校教职员办理各种资产业务无需再奔波签字盖章，无需再排队等候。
个人“一站式”移动工作平台可以大大提高办事效率，提高资产管理处的服务水平，提高教职工的满意度。
四、“互联网资产管理”，高校资产管理工作平台进入新时代
“互联网”是知识社会创新2.0推动下的互联网形态演进及其催生的经济社会发展新形态。“互联网资产管理”，并不是简单的两者相加，而是利用信息通信技术及互联网平台，让互联网与传统的资产管理进行深度融合，创造新的发展生态，充分发挥互联网在社会资源配置中的优化和集成作用，提升创新力和生产力。在《高等学校资产管理数字化平台》中，“互联网资产管理”的创新变化主要体现在以下三个方面：
一是在高校资产管理中充分引入新技术、新设备。物联网、移动互联网、自动识别、图像快速采集等技术的发展，为资产管理工作带来了全新的理念和手段。平台集成了条形码、二维码、RFID射频、清查终端识别、GPS定位、高拍仪、移动终端APP等技术和设备，不仅能够带来资产管理工作效率和工作质量的提高，更重要的是能够带来管理水平的大幅提高，让原来难以实现的管理要求轻松实现。
二是与移动互联网的结合。移动互联网尤其是4G的发展以及未来更高速的无线连接技术、高校校园高速Wifi的普及，让高校资产管理对移动应用的需求比以往更为强烈。《高等学校资产管理数字化平台》的资产管理解决方案与移动做了更多结合，开发集成了专用的高校资产业务移动终端（智能手机）APP软件，资产管理功能全面，而且充分利用了移动终端独特的优点：设备普及率高、可识别条形码和二维码、可GPS定位、可拍照片、能够和数据库服务器直接联网等。APP功能涵盖了采购申请、采购管理、验收、入账、日常使用与变动、资产清查、资产处置、领用、维修、公房管理、库存管理、申请审批、查询、业务通知等高校资产管理的方方面面，学校职工师生办理资产管理相关业务不再受地点、台式电脑的束缚，而是随时、随地均可进行。高校所有资产管理业务极其方便灵活，资产信息唾手可得，完全改变了全校教职工都要到统一的资产处排队办理资产管理相关业务的传统，充分体现了“互联网资产管理”的创新形态。
三是引入大数据分析。《平台》涵盖了高校资产管理的全面业务，会在长期工作中积累大量的数据，引入大数据分析，挖掘资产业务数据的内在价值，提高资产管理对全校的教学、科研、生活的支撑作用。
五、利用协同工作平台，全面提高资产管理水平和效率
高等学校资产管理数字化平台的建设，立足先进、成熟的软件技术、网络技术、数据库技术和开发平台，通过科学合理的管理规范与完备通用的技术规范，基于统一的信息标准，整合、集成各种信息资源，实现信息共享、流程共享，构建出一个安全、可靠、可扩展、易维护的综合管理平台，从而打造出高校资产管理业务的统一协同工作平台，为高校资产管理处高效、高质量开展工作服务，为广大师生的教学、科研、学习服务，为高校各项事业的顺利发展提供有力的支持和保障。
总之，资产是高校发展的物质基础，随着高校办学体制、办学类型的不断创新，对资产管理工作也不断提出新要求；新的信息技术如物联网技术、互联网、移动互联也会促使资产管理的不断创新，依托新的信息技术解决资产管理中的问题。综合运用最新信息技术和“互联网”思维，全面整合各项资产管理业务，打造全新的协同工作平台是高校资产管理处进一步提高资产管理水平和服务水平的重要途径。
(本文发表在《行政事业资产与财务》杂志3月上旬刊)